Eğer fatura gönderdiğiniz müşteriniz e-fatura mükellefi ise oluşan belge "e-Fatura", e-fatura mükellefi değilse "e-Arşiv Fatura" olarak isimlendirilir. Fatura oluşturma anında sistem vergi numarası üzerinden sorgulama yaparak, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura seçimini otomatik olarak yapar.

e-Fatura; elektronik ortamda düzenlenen ve kesilen bir fatura türüdür. Kâğıda basılma zorunluluğu olmayan bu fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulur. Elektronik faturanın iki türü vardır: e-fatura ve e-arşiv.

E-fatura, her iki tarafın da elektronik fatura kullanıcısı olduğu durumlarda kullanılan elektronik fatura çeşididir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları üzerinden alıcı ve satıcıya iletilir.

E-arşiv, e-fatura kapsamında olmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve aynı zamanda vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere elektronik ortamda (e-posta) fatura gönderim biçimidir.

E-fatura başvurusu yapabilmek için şahış firmaları için e-imza, tüzel kişiler için mali mühür gereklidir. Hesapbilir platformu üzerinden e-fatura başvuru formunu doldurmanız gerekmektedir. Başvurunuz sonrasında entegratör firma ile aktivasyon işlemleri tamamlanır. Son olarak size iletilen hesap bilgilerini Hesapbilir paneline tanımlayarak e-fatura kullanmaya başlayabilirsiniz. Mevcut entegratörünüzü değiştirmek istiyorsanız bizimle iletişime geçmeniz yeterlidir.

Temel e-Fatura iptali GİB’de bulunan "E-Fatura İptal Portalı" ile yapılmaktadır. Ticari e-Fatura iptali için alıcı 8 gün içerisinde faturayı reddebilir. e-Arşiv Fatura iptali ise Hesapbilir platformu üzerinden kolayca yapılabilir.

Zorunlu şekilde e-Fatura uygulamasına geçen mükellefler için e-Defter kullanımı da zorunludur. Ancak e-Fatura uygulamasına geçişi isteğe bağlı olanlar e-Defter kullanmak zorunda değillerdir.

Yapacağınız hızlı ve kolay e-fatura geçişi sonrasında, Hesapbilir platformu üzerinden normal fatura keser gibi e-Fatura veya e-Arşiv Fatura oluşturabilirsiniz. VKN'ye göre e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura olarak otomatik gönderim gerçekleştirilir.

2023 brüt hasılatı yıllık 3 milyon TL cirosu olan işletmelerin e-Fatura'ya geçişi zorunludur. Ancak ciro limiti gözetilmeksizin isteyen her işletme e-Fatura'ya geçebilir.

İsteğe bağlı olarak e-Fatura'ya geçmek isteyenler yılın herhangi bir zamanında geçiş yapabilirler. Zorunlu geçiş durumunda olanlar ise yeni yılın başında geçiş işlemlerini gerçekleştirebilirler.

GİB'e ait e-Fatura portalında, e-Fatura mükelleflerinin listesi yer alır ve güncellenir. Müşterilerin e-Fatura kullanıcısı olup olmadıkları bu portal üzerinden de kontrol edilebilir. Hesapbilir üzerinden VKN sorgulayarak e-Fatura mükellefi olup olmadığını hızlıca öğrenebilirsiniz.

e-Fatura uygulamasına geçen mükellefler, e-Fatura uygulamasını kullananlara kağıt fatura düzenleyemezler.

Arz edilen ürün veya hizmetin faturasının en geç 7 gün içerisinde kesilmesi gerekir. Bu nedenle en fazla 7 gün olmak üzere geriye dönük fatura düzenleme işlemi gerçekleştirilebilir.