E-Arşiv Nedir, E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Arşiv Nedir? 

E-Arşiv, geleneksel kâğıt faturaların dijital ortama taşınması ve saklanması amacıyla geliştirilen bir sistemdir. Bu sistem, işletmelerin vergi mevzuatına uygun şekilde fatura düzenlemesini ve saklamasını sağlar. E-Arşiv sayesinde, kâğıt israfının önüne geçilirken, işletmelerin verimliliği artırılır ve vergiye uyum sağlanır. Elektronik Arşiv (E-Arşiv) uygulaması, ticari işletmelerin vergi kanunlarına göre düzenledikleri faturaları elektronik ortamda arşivleyebilmelerini sağlar. Bu sayede işletmeler, kâğıt fatura kullanımı ve saklama maliyetlerinden kurtulurken, vergi mevzuatına uyum sağlayarak iş süreçlerini kolaylaştırırlar. 

E-Arşiv Sisteminde Geçiş Zorunluluğum Var mı? 

E-Arşiv sisteminde geçiş zorunluluğu, Türkiye'deki vergi mevzuatına ve işletmenizin durumuna bağlı olarak değişebilir. Genel olarak, 2020 itibarıyla Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayınladığı tebliğlere göre, yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler ile E-Fatura uygulamasına kayıtlı olan mükellefler E-Arşiv sistemine geçmek zorundadır. Ancak, bu kurallar zamanla güncellenebilir ve farklı sektörler veya gelir dilimleri için farklı zorunluluklar getirilebilir. Dolayısıyla, işletmenizin durumunu ve vergi mevzuatını güncellemek için yerel vergi danışmanınızla iletişime geçmeniz önemlidir. 

E-Arşiv Faturaya Nasıl Başvuru Yapılır? 

E-Arşiv Faturası düzenlemek için Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) başvurmak gerekmektedir. Başvuru işlemi genellikle aşağıdaki adımları içerir: 

• Elektronik Ticaret Portalına (ETP) Giriş: Eğer daha önce E-Fatura veya E-Defter gibi diğer elektronik belge sistemlerine kayıt yaptırdıysanız, bu sistemlerde kullanmış olduğunuz kullanıcı adı ve şifrenizle Gelir İdaresi Başkanlığı Elektronik Ticaret Portalı'na giriş yapabilirsiniz. Eğer kaydınız yoksa, ETP'ye kaydolmanız gerekmektedir. 

• Başvuru Yapma: ETP'ye giriş yaptıktan sonra, "Belge Başvuruları" bölümünden "E-Arşiv Başvurusu "nu seçin. Ardından, başvuru formunu eksiksiz doldurun ve gerekli bilgi ve belgeleri yükleyin. 

• Başvuru Onayı ve Sertifika Alma: Başvurunuzun incelenmesi ve onaylanması süreci Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından gerçekleştirilecektir. Başvurunuz onaylandıktan sonra, E-Arşiv Fatura düzenlemek için gerekli olan dijital sertifikayı alacaksınız. 

• Entegrasyon ve Uygulama: Dijital sertifikayı aldıktan sonra, bu sertifikayı kullanarak muhasebe yazılımınızı veya fatura düzenleme programınızı E-Arşiv sistemine entegre etmeniz gerekecektir. 

• E-Arşiv Fatura Düzenleme: Entegrasyon işlemi tamamlandıktan sonra, artık E-Arşiv Faturalarını düzenleyebilirsiniz. Düzenlediğiniz faturalar, GİB'in belirlediği standartlara uygun olarak elektronik ortamda saklanacaktır. 

Başvuru süreci ve gereklilikler zaman zaman güncellenebilir, bu yüzden başvuru yapmadan önce Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi internet sitesini ve ilgili mevzuatı kontrol etmeniz önemlidir. Ayrıca, işletmenizin durumuna göre vergi danışmanınızdan da destek alabilirsiniz. 

E-Arşiv'in E-Faturadan Farkı Nedir? 

E-Arşiv ve E-Fatura, Türkiye'de vergi mevzuatına uygun olarak elektronik ortamda fatura düzenlemeyi sağlayan iki farklı sistemdir. İki sistem arasındaki temel farklar şunlardır: 

Zorunluluk ve Kapsam: 

• E-Fatura: E-Fatura sistemi, yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler ile belirli sektörlerdeki mükellefler için zorunludur. E-Fatura sistemi, belirli bir kapsamda fatura düzenlemek zorunda olan işletmeler için geçerlidir. 

• E-Arşiv: E-Arşiv sistemi ise genel olarak E-Fatura zorunluluğuna tabi olmayan ancak belirli bir hasılat limitini aşan işletmeler için geçerlidir. E-Arşiv, işletmelerin kağıt fatura işlemlerini dijitalleştirmek isteyen ve vergi mevzuatına uyum sağlamak isteyen herkes tarafından kullanılabilir. 

Fatura Düzenleme ve Saklama: 

• E-Fatura: E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği standartlara uygun olarak doğrudan alıcıya elektronik olarak iletilen ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın merkezi sistemlerinde kayıt altına alınan bir faturadır. Alıcı, E-Fatura'yı görüntülemek ve saklamak için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın internet sitesini kullanabilir. 

• E-Arşiv: E-Arşiv ise işletmelerin kendi sistemlerinde düzenledikleri ve sakladıkları elektronik faturalardır. E-Arşiv Faturaları, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın merkezi sistemlerine iletilmez, ancak işletmelerin kendi kayıtlarında saklanması ve gerektiğinde denetime hazır olması gerekmektedir. 

Süreç ve Entegrasyon: 

• E-Fatura: E-Fatura düzenlemek için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği özel bir entegratör firmasıyla anlaşma yapılması ve bu firmaya entegrasyon işlemlerinin tamamlanması gerekmektedir. 

• E-Arşiv: E-Arşiv Fatura düzenlemek için Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvuru yapılması ve gerekli sertifikaların alınması gerekmektedir. Ardından, işletmenin kendi muhasebe veya fatura düzenleme yazılımıyla entegrasyon sağlanması gerekmektedir. 

Bu farklar göz önüne alındığında, E-Fatura ve E-Arşiv her ikisi de elektronik fatura düzenlemeyi sağlayan sistemler olmakla birlikte, kapsam, süreç ve entegrasyon açısından farklılık gösterirler. İşletmeler, kendi durumlarına uygun olan sistemi seçebilir veya ihtiyaç duydukları durumlarda her iki sistemi de kullanabilirler. 

E-Arşiv Faturasını Kimlere Gönderebilirim? 

E-Arşiv faturasını genel olarak Türkiye'deki herhangi bir alıcıya gönderebilirsiniz. Bu alıcılar: 

• Bireysel ve Kurumsal Müşteriler: Hem bireysel hem de kurumsal müşterilere E-Arşiv faturası gönderebilirsiniz. Fatura düzenleme sürecinde, alıcının vergi numarasını ve iletişim bilgilerini girerek faturayı doğrudan ilgili kişi veya kuruluşa gönderebilirsiniz. 

• Tedarikçiler ve İş Ortakları: İşletmenizin tedarikçileri, iş ortakları ve diğer iş ilişkilerinizle olan alışverişlerde E-Arşiv faturası kullanabilirsiniz. Bu şekilde, ticari işlemlerinizi dijital ortamda daha hızlı ve verimli bir şekilde yönetebilirsiniz. 

• Kamu Kurumları ve Kuruluşları: Kamu kurumlarına ve kuruluşlarına yönelik işlem ve satışlarınızda da E-Arşiv faturası düzenleyebilirsiniz. Özellikle kamu ihaleleri ve kamu alımları gibi işlemlerde dijital faturaların kullanılması yaygınlaşmaktadır. 

• Ulusal ve Uluslararası Müşteriler: Türkiye dışındaki müşterilere de E-Arşiv faturası düzenleyebilirsiniz. Ulusal ve uluslararası düzeyde ticaret yapan işletmeler için E-Arşiv, fatura işlemlerini dijitalleştirmek ve uluslararası standartlara uygun olarak yönetmek için kullanışlı bir çözümdür. 

Özetle, E-Arşiv faturasını herhangi bir ticari ilişkide bulunduğunuz herhangi bir kişi, kuruluş veya kurum gibi herhangi bir alıcıya gönderebilirsiniz. Bu, işletmenizin ticari işlemlerini daha verimli ve dijitalleşmiş bir şekilde yönetmenize olanak tanır. 

E-Arşiv Kullanmak İçin E-Fatura Kullanıcısı Olmalı mıyım? 

Hayır, E-Arşiv kullanmak için E-Fatura kullanıcısı olmak zorunlu değildir. E-Arşiv ve E-Fatura iki farklı sistemdir ve bağımsız olarak kullanılabilirler. E-Fatura, belirli bir hasılat limitini aşan veya belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için zorunlu hale getirilmiş bir sistemdir. Ancak, E-Arşiv ise genel olarak herhangi bir hasılat limitini aşan işletmeler tarafından isteğe bağlı olarak kullanılabilir. 

Eğer işletmeniz E-Fatura kullanıcısı değilse, yani E-Fatura sistemine kayıtlı değilseniz, yine de E-Arşiv sistemine kaydolabilir ve E-Arşiv faturaları düzenleyebilirsiniz. E-Arşiv, işletmelerin kâğıt fatura işlemlerini dijitalleştirmek ve vergi mevzuatına uyum sağlamak isteyen herkes tarafından kullanılabilir. Dolayısıyla, E-Fatura kullanıcısı olmak E-Arşiv kullanımı için bir önkoşul değildir. 

İmzasız E-Arşiv Fatura: Geçerliliği Nedir? 

İmzasız E-Arşiv faturalarının geçerliliği, Türkiye'deki vergi mevzuatına ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği kurallara göre belirlenir. İmzasız olarak düzenlenen E-Arşiv faturalarının geçerliliği ve kabul edilirliği aşağıdaki faktörlere bağlıdır: 

• Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Onayı: İmzasız E-Arşiv faturalarının geçerliliği için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı'nın bu tür faturaları kabul edip etmediği önemlidir. Gelir İdaresi Başkanlığı, zaman zaman yayınladığı tebliğler ve duyurularla bu konuda açıklamalar yapabilir. 

• İçerik Doğruluğu: İmzasız E-Arşiv faturalarının içeriğinin doğru ve eksiksiz olması gerekmektedir. Fatura düzenlenirken alıcıya ve satıcıya ait bilgilerin doğru şekilde girilmesi, ürün veya hizmetlerin tanımlanması ve vergi mevzuatına uygun şekilde fatura kalemlerinin belirtilmesi önemlidir. 

• Alıcının Kabulü: İmzasız olarak düzenlenen E-Arşiv faturalarının alıcılar tarafından kabul edilmesi gerekmektedir. Alıcılar, faturayı aldıklarında içeriğini kontrol edip işlem yapıp yapmayacaklarına karar verirler. 

• Denetimler ve Kontroller: İmzasız E-Arşiv faturalarının geçerliliği, vergi denetimleri ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yaptığı kontroller sonucunda da belirlenebilir. Eğer Gelir İdaresi Başkanlığı veya ilgili vergi denetim birimleri, faturanın geçerliliği konusunda soruşturma başlatırsa, bu süreçte faturanın geçerliliği değerlendirilir. 

Bu nedenlerle, işletmelerin mümkün olduğunca doğru ve eksiksiz bilgilerle E-Arşiv faturalarını düzenlemesi ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği kurallara uygun hareket etmesi önemlidir. Ancak, E-Arşiv faturalarının geçerliliği hakkında kesin bir yargıya varmak için, mevcut vergi mevzuatı ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın ilgili düzenlemeleri göz önünde bulundurulmalıdır. 

Bilgi Fişinden E-Arşiv Fatura Sorgulanır mı? 

E-Arşiv faturasının geçerliliğini sorgulamak için genellikle fatura bilgileri kullanılır. Ancak, Türkiye'deki vergi mevzuatına göre, E-Arşiv faturasının yanı sıra "Bilgi Fişi" olarak adlandırılan bir belge de düzenlenir. Bilgi fişi, e-ticaret siteleri gibi bazı işletmeler tarafından düzenlenen ve satış işlemlerine ilişkin önemli bilgileri içeren bir belgedir. Bilgi fişi, E-Arşiv faturasının yerine geçmez, ancak ilave bilgiler içerir ve işletmelerin müşterilerine daha detaylı bilgi sunmalarını sağlar. 

Bilgi fişinde genellikle aşağıdaki bilgiler yer alır: 

• Satıcı ve Alıcı Bilgileri: Satıcı ve alıcının adı, adresi ve iletişim bilgileri gibi temel bilgiler. 

• Ürün veya Hizmet Bilgileri: Satılan ürün veya sunulan hizmetle ilgili detaylı bilgiler, miktar, birim fiyatı ve toplam tutar gibi. 

• Ödeme Bilgileri: Ödeme yöntemi, ödeme tarihi ve toplam ödeme miktarı gibi bilgiler. 

• İndirim ve Kampanya Bilgileri: İndirim miktarı, kampanya kodu veya promosyon bilgileri gibi. 

• Teslimat Bilgileri: Ürünün teslimatı ile ilgili adres bilgileri veya teslimat tarihi gibi detaylar. 

E-Arşiv faturasıyla birlikte düzenlenen bilgi fişi, işletmenin müşterilerine sunduğu hizmetin veya satılan ürünün daha detaylı bir açıklamasını sağlar. Ancak, bilgi fişi, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından resmi bir belge olarak tanınmaz ve bu nedenle vergi mevzuatına uygunluk açısından E-Arşiv faturası ön plandadır. E-Arşiv faturasının geçerliliğini sorgulamak için genellikle fatura numarası, tarih ve tutar gibi bilgiler kullanılır. Ancak, işletmelerin düzenlediği bilgi fişlerini de müşteriler, satın aldıkları ürün veya hizmetle ilgili ek bilgi almak için kullanabilirler. 

E-Arşiv Portal Uygulamasına Nasıl Giriş Yapabilirim? 

E-Arşiv Portalı'na giriş yapmak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz: 

• Gelir İdaresi Başkanlığı Elektronik Ticaret Portalı'na (ETP) Giriş Yapın: E-Arşiv Portalı'na erişmek için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı Elektronik Ticaret Portalı'na  giriş yapmanız gerekmektedir. Eğer daha önceden bir hesabınız varsa kullanıcı adı ve şifrenizle doğrudan giriş yapabilirsiniz. Hesabınız yoksa, yeni bir hesap oluşturmanız gerekecektir. 

• E-Arşiv Portalı'na Erişim Sağlayın: Giriş yaptıktan sonra, "E-Arşiv Portalı" bölümünü bulun veya menüden seçin. Bu seçenek genellikle "Hizmetler" veya "Belge Yönetimi" gibi başlıklar altında yer alabilir. 

• Kimlik Doğrulama Adımlarını Tamamlayın: E-Arşiv Portalı'na giriş yapmak için kimlik doğrulama adımlarını tamamlamanız gerekebilir. Bu adımlar genellikle kullanıcı adı ve şifrenizin yanı sıra, çift aşamalı doğrulama için SMS veya e-posta yoluyla gelen doğrulama kodlarını içerebilir. 

• Giriş Bilgilerinizi Girin: E-Arşiv Portalı'na giriş yapmak için kullanıcı adınızı ve şifrenizi girin. Eğer çift aşamalı doğrulama etkinleştirilmişse, ilgili doğrulama adımlarını tamamlayın. 

• E-Arşiv Portalı Ana Sayfasına Erişin: Başarılı bir şekilde giriş yaptıktan sonra, E-Arşiv Portalı'nın ana sayfasına erişim sağlayacaksınız. Buradan E-Arşiv faturalarını düzenleyebilir, görüntüleyebilir ve yönetebilirsiniz. 

Giriş işlemi tamamlandıktan sonra, E-Arşiv Portalı'nın kullanımıyla ilgili olarak yönergeleri takip edebilir ve belirli işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Eğer herhangi bir sorunla karşılaşırsanız, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın destek ekibiyle iletişime geçebilirsiniz. 

E-Arşiv Portal Uygulamasında Geriye Dönük Fatura Düzenleyebilir miyim? 

E-Arşiv Portal uygulamasında geriye dönük olarak fatura düzenleme yeteneği genellikle mümkün değildir. Türkiye'deki vergi mevzuatına göre, düzenlenen faturaların tarihleri genellikle cari döneme ait olmalıdır. Dolayısıyla, E-Arşiv Portalı genellikle mevcut döneme ilişkin faturaların düzenlenmesine ve yönetilmesine odaklanmıştır. 

Ancak, bazı özel durumlarda ve belirli koşullar altında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen istisnalar olabilir. Örneğin, vergi dairesi tarafından yapılan bir inceleme sonrasında geriye dönük fatura düzenleme izni verilebilir. Ancak bu durumlar genellikle istisnai olup önceden belirlenmiş süreler ve koşullara bağlıdır. 

Bu nedenle, geriye dönük fatura düzenlemek istiyorsanız, öncelikle ilgili vergi mevzuatını kontrol etmeniz ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvurmanız gerekebilir. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği kurallar ve süreçler dahilinde, gereken izinleri alarak geriye dönük fatura düzenleme işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz. 

E-Fatura ve E-Arşiv Sistemlerine Nasıl Başvurabilirim? 

E-Fatura ve E-Arşiv sistemlerine başvurmak için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Elektronik Ticaret Portalı'na (ETP) giriş yapmanız gerekmektedir. Başvuru işlemi genellikle aşağıdaki adımları içerir: 

• Gelir İdaresi Başkanlığı Elektronik Ticaret Portalı'na Giriş Yapın: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Elektronik Ticaret Portalı'na giriş yapın. Eğer daha önce bir hesabınız varsa kullanıcı adı ve şifrenizle giriş yapın, yoksa yeni bir hesap oluşturun. 

• Belge Başvuruları Sekmesine Girin: Giriş yaptıktan sonra, "Belge Başvuruları" sekmesine veya menüye gidin. 

• E-Fatura veya E-Arşiv Başvurusu Yapın: İlgili belge başvurusunu seçin (E-Fatura veya E-Arşiv). Daha sonra, başvuru formunu doldurun ve gerekli belgeleri yükleyin. 

• Başvurunun Onaylanması: Başvurunuz Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından incelendikten sonra onaylanacaktır. Onaylanması durumunda, size bildirim gönderilecektir. 

• Entegrasyon ve Kullanım: Başvurunuzun onaylanmasının ardından, E-Fatura veya E-Arşiv sistemini kullanabileceğiniz bir kullanıcı hesabı oluşturulacaktır. Bu aşamada, işletmenizin muhasebe yazılımını veya fatura düzenleme programını E-Fatura veya E-Arşiv sistemine entegre etmeniz gerekebilir. 

Bu adımları takip ederek E-Fatura ve E-Arşiv sistemlerine başvurabilirsiniz. Hesapbilir’in ön muhasebesine katılarak işletmenizin finansal süreçlerini dijitalleştirmek için bu sistemlere başvurmanızı tavsiye ederim. Bu, işletmenizin verimliliğini artırırken, aynı zamanda vergi mevzuatına uyum sağlamanıza da yardımcı olacaktır. 

E-Arşiv Fiyatları Nelerdir? 

E-Arşiv, iş süreçlerini dijitalleştirerek işletmelere birçok avantaj sunan bir sistemdir. Ancak, bu sistemde başvuru, entegrasyon ve kullanım süreçleri için pek çok firmada ekstra maliyetler doğabilir. 

Piyasada, E-Arşiv başvurusu, entegrasyonu ve kullanımı için genellikle ayrı ayrı ücretlendirmeler mevcuttur. Bu ücretler, seçilen entegratörün sunduğu hizmetlere ve paketlere göre değişiklik gösterebilir. Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için bu ücretler ekstra bir mali yük anlamına gelebilir. 

Ancak Hesapbilir, bu süreçleri işletmeler için çok daha kolay ve ekonomik hale getiriyor. Hesapbilir’de, E-Arşiv başvurusu ve kullanımı tamamen ücretsizdir. Evet, doğru duydunuz! Başvuru sürecinden, entegrasyon aşamasına ve E-Arşiv kullanımına kadar olan tüm süreçlerde hiçbir ücret ödemenize gerek yok. 

Kontör fiyatları hakkında detaylı bilgi almak ve Hesapbilir’in avantajlı fiyat seçeneklerini incelemek için Hesapbilir Fiyat sayfasını ziyaret edebilirsiniz. Hem ekonomik hem de kaliteli bir E-Arşiv deneyimi için Hesapbilir’in farkını yaşayın! 

Elektronik Faturaya Geçişin Maliyeti Ne Kadar? 

Elektronik fatura sistemine dahil olabilmek için öncelikle Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden bir mali mühür sertifikası almanız gerekmektedir. Bu sertifika, işlemlerinizi güvenli ve doğrulanabilir bir şekilde gerçekleştirmenizi sağlar. Mali mühür sertifikasının bedeli, tüzel kişiler için 720,00 TL (600 TL + KDV) iken, gerçek kişiler için bu bedel 552,00 TL (460 TL + KDV) olarak belirlenmiştir. Üstelik bu mali mühür, edindiğiniz tarihten itibaren üç sene boyunca geçerlidir. 

Ancak Hesapbilir, kullanıcılarına bu süreçte büyük kolaylıklar ve avantajlar sunmaktadır. Rakip platformların kullanım bedellerinin yanı sıra, Hesapbilir’in E-Arşiv başvurusu ve kullanımı tamamen ücretsizdir. Dolayısıyla, sadece mali mührün maliyetini göz önünde bulundurarak, Hesapbilir’in sunmuş olduğu avantajları değerlendirebilir ve elektronik fatura sürecini çok daha ekonomik bir şekilde yönetebilirsiniz. 

E-Fatura Nasıl Düzenlenir? 

E-Fatura düzenlemek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz: 

• E-Fatura Sistemi Kullanıcı Hesabı Oluşturun veya Giriş Yapın: Öncelikle, E-Fatura sistemine kayıtlı bir kullanıcı hesabınızın olması gerekmektedir. Eğer daha önceden bir hesabınız yoksa, ilgili platformda yeni bir hesap oluşturun. Mevcut bir hesabınız varsa, giriş yaparak işlemlere devam edin. 

• Fatura Bilgilerini Girin: E-Fatura düzenleme ekranında, fatura ile ilgili temel bilgileri girmeniz gerekecektir. Bu bilgiler arasında fatura tarihi, fatura numarası, satıcı ve alıcı bilgileri gibi detaylar bulunur. 

• Satılan Ürün veya Sunulan Hizmeti Belirtin: Faturada yer alacak olan ürün veya hizmetleri detaylı bir şekilde belirtmelisiniz. Ürün veya hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı ve toplam tutar gibi bilgileri girin. 

• Vergi ve İndirim Bilgilerini Ekleyin: Vergi oranlarını ve vergi tutarlarını doğru bir şekilde hesaplayarak faturaya ekleyin. Ayrıca, geçerli indirim veya kampanya varsa bu bilgileri de belirtin. 

• Toplam Tutarı Hesaplayın ve Faturayı Gönderin: Faturada yer alan tüm bilgileri doğru bir şekilde kontrol ettikten sonra, toplam tutarı hesaplayın ve faturayı gönderme veya kaydetme işlemine devam edin. 

• Faturayı İmzalayın ve Gönderin: E-Fatura sistemi genellikle faturaları dijital olarak imzalar. Bu imzalama işlemi genellikle sistem tarafından otomatik olarak yapılır. Ardından, faturayı alıcıya göndermek için belirlenen iletişim yöntemlerini kullanarak gönderim işlemini tamamlayın. 

E-Fatura düzenleme işlemi genellikle kullanıcı dostu bir arayüz üzerinden gerçekleştirilir ve adımlar genellikle platformdan platforma değişiklik gösterebilir. Bu nedenle, ilgili E-Fatura sistemini kullanırken sağlanan kullanım kılavuzlarını veya yardım dokümanlarını takip etmek önemlidir. 

E-Arşiv Faturası Gönderme: Adım Adım Kılavuz 

E-Arşiv faturası gönderme süreci aşağıdaki adımları içerebilir: 

• E-Arşiv Hizmet Sağlayıcısı Seçimi: İlk adım, işletmenizin bir E-Arşiv hizmet sağlayıcısıyla anlaşmasıdır. E-Arşiv hizmet sağlayıcısı, işletmenizin E-Arşiv faturalarını düzenlemesi, saklaması ve göndermesi için gerekli altyapıyı sağlar. 

• E-Arşiv Portalına Giriş: E-Arşiv hizmet sağlayıcınızın sağladığı arayüz veya web tabanlı platform aracılığıyla E-Arşiv Portalına giriş yapın. Giriş bilgilerinizle oturum açın. 

• Fatura Bilgilerini Girme: E-Arşiv Portalında, düzenlemek istediğiniz faturanın detaylarını girin. Bu adımda, satıcı ve alıcı bilgileri, fatura kalemleri, miktarlar, fiyatlar ve vergi detayları gibi bilgileri doğru ve eksiksiz bir şekilde girin. 

• Faturayı Oluşturma ve Kontrol: Girdiğiniz bilgilerle birlikte E-Arşiv Portalı, E-Arşiv faturasını otomatik olarak oluşturacaktır. Oluşturulan faturayı kontrol edin ve doğruluğunu teyit edin. Herhangi bir hata veya eksiklik varsa düzeltin. 

• Faturayı Gönderme: Faturanın doğruluğunu teyit ettikten sonra, E-Arşiv Portalı üzerinden faturayı gönderme işlemine geçin. Faturayı gönder butonuna tıklayarak, E-Arşiv faturasını alıcıya iletmek için işlemi tamamlayın. 

• Faturanın Saklanması: Faturanın başarıyla gönderilmesinin ardından, E-Arşiv Portalı üzerinden oluşturulan faturanın kopyasını saklayın. Türkiye'deki vergi mevzuatı gereğince, faturaların belirli bir süre boyunca saklanması gerekmektedir. 

Bu adımları takip ederek, işletmeniz için E-Arşiv faturası gönderme sürecini başarılı bir şekilde tamamlayabilirsiniz. Herhangi bir sorun veya sorunla karşılaşırsanız, Hesapbilir’in müşteri destek hattından yardım alabilirsiniz. 

E-Arşiv Faturası İptali: Temel Bilgiler ve Öneriler 

E-Arşiv faturasının iptali gerektiğinde aşağıdaki temel bilgiler ve öneriler dikkate alınabilir: 

• İptal Nedeni Belirleme: E-Arşiv faturasının iptal edilmesinin gerekip gerekmediğini belirlemek için öncelikle iptal nedeni net bir şekilde tespit edilmelidir. Faturada hata olması, yanlış ürün veya hizmet bilgisi girilmiş olması veya alıcı tarafından talep edilmiş bir iptal gibi nedenler, iptal gerektirebilir. 

• Zamanında İptal: İptal işlemi, E-Arşiv faturasının düzenlendiği tarihten itibaren belirlenen süre içinde yapılmalıdır. Genellikle bu süre 24 saat ile sınırlıdır. Süre içinde iptal yapılmazsa, fatura kesinleşir ve geri alınamaz. 

• E-Arşiv Portalı veya Hizmet Sağlayıcı İle İletişime Geçme: İptal işlemi için E-Arşiv Portalı veya hizmet sağlayıcınızın müşteri hizmetleriyle iletişime geçin. İptal işlemini başlatmak için gerekli adımları ve belgeleri sağlayın. 

• Doğru Bilgilerin İletilmesi: İptal işlemi için gerekli bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde iletilmesi önemlidir. Faturanın numarası, tarihi, tutarı ve iptal nedeni gibi bilgilerin doğru olduğundan emin olun. 

• İptal Bildiriminin Alıcıya İletilmesi: İptal işlemi gerçekleştikten sonra, alıcıya iptal bildirimi iletilmelidir. Bu, işlemi doğrulamak ve gerekli düzeltmelerin yapılmasını sağlamak için önemlidir. 

• İptal Belgesinin Saklanması: İptal işlemine ilişkin belgelerin, fatura saklama süresince muhafaza edilmesi gerekmektedir. Bu belgeler, muhasebe kayıtlarında veya denetim durumlarında ihtiyaç duyulabileceği için önemlidir. 

Bu temel bilgiler ve öneriler doğrultusunda, E-Arşiv faturasının iptal işlemlerini başarılı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Ancak, her durum farklılık gösterebileceğinden, özellikle karmaşık veya belirsiz durumlarda uzman bir muhasebe danışmanından destek almak önemlidir. 

E-Arşiv Fatura Sorgulama: Adım Adım Nasıl Yapılır? 

E-Arşiv fatura sorgulama işlemi genellikle Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Elektronik Ticaret Portalı üzerinden gerçekleştirilir. İşte adım adım E-Arşiv fatura sorgulama süreci: 

• Gelir İdaresi Başkanlığı Elektronik Ticaret Portalı'na Giriş Yapın: Tarayıcınızı kullanarak Gelir İdaresi Başkanlığı Elektronik Ticaret Portalı'na gidin. 

• Giriş Yapın veya Üye Olun: Eğer daha önce bir hesabınız varsa kullanıcı adı ve şifrenizle giriş yapın. Hesabınız yoksa, "Üye Ol" veya "Yeni Hesap Oluştur" gibi seçeneklerle bir hesap oluşturun. 

• E-Arşiv Fatura Sorgulama Sayfasına Erişin: Giriş yaptıktan sonra, menü veya arama çubuğu aracılığıyla "E-Arşiv Fatura Sorgulama" sayfasına erişin. Bu sayfa genellikle "Hizmetler", "Belge Sorgulama" veya "E-Fatura/E-Arşiv Sorgulama" gibi başlıklar altında yer alabilir. 

• Fatura Bilgilerini Girin: E-Arşiv faturasını sorgulamak için gerekli bilgileri girin. Bu bilgiler genellikle fatura numarası, fatura tarihi, alıcı veya satıcı adı gibi detaylar olabilir. Bilgileri doğru ve eksiksiz bir şekilde girin ve "Sorgula" veya "Ara" gibi bir butona tıklayın. 

• Sonuçları İnceleyin: Sorgulama sonuçları genellikle aynı sayfada veya yeni bir sayfada listelenecektir. E-Arşiv faturanızı bulduğunuzda, üzerine tıklayarak detaylarını inceleyebilirsiniz. 

• Detayları Görüntüleyin veya İndirin: Fatura detaylarını görüntülemek veya indirmek için ilgili seçenekleri kullanın. Fatura üzerindeki bilgileri kontrol edebilir ve gerektiğinde yazdırabilir veya kaydedebilirsiniz. 

Bu adımları takip ederek, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Elektronik Ticaret Portalı üzerinden E-Arşiv fatura sorgulama işlemini başarıyla gerçekleştirebilirsiniz. Herhangi bir sorunla karşılaşırsanız, portalın kullanım kılavuzunu veya destek dokümanlarını inceleyebilir veya Gelir İdaresi Başkanlığı'nın müşteri hizmetlerine başvurabilirsiniz. 

Hali Hazırda E-Fatura Kullanıcısıyken E-Arşiv Kullanımına Geçiş Rehberi 

E-Fatura kullanıcısı iken E-Arşiv kullanımına geçiş yapmak isteyenler için aşağıdaki rehberi takip edebilirsiniz: 

Başvuru Süreci: 

• E-Arşiv kullanımına geçmek için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı'nın Elektronik Ticaret Portalı'na (ETP) giriş yapın. 

• Hesabınıza giriş yaptıktan sonra, "Hizmetler" veya "Belge Yönetimi" gibi bölümlerden "E-Arşiv Portalı"na erişin. 

• E-Arşiv Portalı'nda başvuru sürecini başlatmak için gerekli adımları izleyin. Başvuru formunu doldurun ve gerekli belgeleri yükleyin. 

Entegrasyon Süreci: 

• Eğer mevcut bir muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, E-Arşiv sistemine bu yazılımı entegre etmeniz gerekecek. 

• E-Arşiv hizmet sağlayıcınızın size sağlayacağı entegrasyon dokümanlarını takip ederek, yazılımınızı E-Arşiv sistemine uyumlu hale getirin. 

Mali Mühür Temini: 

• E-Arşiv faturalarını düzenleyebilmek için Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden mali mühür sertifikası temin etmeniz gerekecek. 

• Mali mühür sertifikası ile ilgili başvuru işlemlerini gerçekleştirin ve sertifikanızı alın. 

Eğitim ve Uyumluluk Kontrolü: 

• E-Arşiv sistemini kullanmadan önce, işletmenizin çalışanlarına gerekli eğitimleri sağlayın. 

• Entegrasyonun ve uyumluluğun doğru bir şekilde yapıldığını kontrol edin ve gerekirse düzeltmeler yapın. 

Test ve Onay Süreci: 

• E-Arşiv sistemine geçmeden önce, test ortamında fatura düzenleme ve gönderme işlemlerini gerçekleştirin. Bu, sistemin doğru çalıştığını ve tüm entegrasyonların uyumlu olduğunu kontrol etmenizi sağlar. 

• Testler başarıyla tamamlandıktan sonra, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın onayını alın ve E-Arşiv sistemini canlı ortamda kullanmaya başlayın. 

Bu adımları takip ederek, mevcut E-Fatura kullanıcısı olarak E-Arşiv sistemine geçiş yapabilir ve işletmenizin elektronik belge yönetimini daha da geliştirebilirsiniz. Herhangi bir aşamada karşılaştığınız sorunlar için E-Arşiv hizmet sağlayıcınızdan veya Gelir İdaresi Başkanlığı'nın destek birimlerinden yardım alabilirsiniz.