E-Arşiv Fatura: Kolaylıkla Gelen Sorumluluk

Dijital dönüşümle birlikte işletmelerin büyük bölümü artık e-arşiv fatura kullanıyor. Bu sistem, faturalama süreçlerinde hız, güvenlik ve yasal uyumluluk sağlarken, bazı kullanım hataları işletmelerin yasal risklerle karşılaşmasına neden olabiliyor. Bu nedenle e-arşiv fatura süreçlerinin doğru yönetilmesi kritik bir öneme sahiptir.

1. Yanlış Tarih Girişi

E-arşiv faturada en sık karşılaşılan hatalardan biri, fatura tarihinin yanlış girilmesidir. Bu hata, fatura geçerliliğini yitirebilir ya da yasal sorunlara neden olabilir.

Çözüm: Sistem üzerinden fatura kesmeden önce tarih alanı mutlaka iki kez kontrol edilmeli ve gerekiyorsa onay mekanizması kurulmalıdır.

2. Vergi Numarasının Hatalı Yazılması

Vergi numarası, fatura kesilecek kişinin ya da kurumun kimliğini temsil eder. Hatalı girilen bir vergi numarası, fatura geçersizliğine yol açabilir.

Çözüm: Vergi numarası, sistemle entegre çalışan vergi dairesi sorgulama araçlarıyla doğrulanmalı.

3. Faturanın Yanlış Alıcıya Gönderilmesi

E-arşiv sisteminde sıkça yapılan diğer bir hata ise faturanın yanlış e-posta adresine gönderilmesidir.

Çözüm: E-posta adresleri düzenli olarak kontrol edilmeli ve birden fazla doğrulama yapılmalıdır. Sistem entegrasyonlarıyla e-posta otomatik olarak çekilebilir.

4. Belge İptali Süresinin Kaçırılması

E-arşiv faturaların iptali için belirlenen yasal süreler vardır. Bu süre içerisinde iptal edilmezse geri dönüşü zorlaşabilir.

Çözüm: Sistemlerde iptal süresine dair hatırlatıcılar kurulmalı, iptal işlemleri dijital olarak belge altına alınmalıdır.

5. Ürün/Hizmet Tanımının Eksik veya Hatalı Olması

Faturada yer alan ürün veya hizmet açıklamalarının eksik ya da hatalı olması, alıcı ile yaşanacak sorunlara ve mali denetimlerde zorluklara neden olabilir.

Çözüm: Tanımlamalar standartlaştırılmalı, her ürün ya da hizmet için bir fatura şablonu oluşturulmalıdır.

Güvenli Bir Dijital Muhasebe Süreci Mümkün

E-arşiv fatura süreçleri doğru yönetildiğinde, hem yasal uyumluluk sağlanır hem de müşteri memnuniyeti artar. Bu nedenle, özellikle KOBİ’lerin muhasebe süreçlerine destek olacak sistemlerle çalışması önemlidir.

Hesapbilir gibi platformlar, e-arşiv fatura süreçlerini otomatize ederek bu hataların önüne geçmenize yardımcı olabilir.