Bir işletmeye ait ürün stoklarının bulunduğu depo veya birden fazla depoların kontrolünü ve her türlü sürecin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlamak üzere tasarlanmış sisteme depo takibi denir.
Ürün, satış ve sipariş durumu ile doğrudan bağlantılı olan depo takibinde tüm işlemlerin tek bir yerden yönetilmesi amaçlanır. İşletmelerin manuel olarak depo takibini yapabilmesi ve kâğıt üzerinden hesaplamalar gerçekleştirmesi bir hayli zahmetli ve insan hatasına açıktır. Aynı şekilde Excel üzerinden tutulan depo takip çizelgelerinde de benzer zorluklar karşımıza çıkar.
Özellikle ürün varyantı ve adedi arttıkça, bu tür belgelerin kullanılabilirliği de azalır. Kimi ürünlerin toplu olarak stok güncellemesini yapmanız, kimi ürün gruplarındaki eksiklikleri belirleyerek yenilemeniz gerekebilir. Bu ve bunun gibi tüm işlemleri zaman kaybetmeden hızlı bir şekilde yapabilmeniz için ürün takip çizelgeleri yeterli gelmeyebilir, çok daha işlevsel bir araca ihtiyaç duyabilirsiniz.
Bu noktada “Stok yönetimini nasıl yapmalıyım?” sorusu aklınıza gelebilir. Bunun için “Stok Yönetimi Nedir?” adlı yazımıza göz atmanızı öneririz.
Depo Takip Programı Ne İşe Yarar?
Özellikle farklı lokasyonlarda deposu olan işletmeler, işini büyütmek isteyen KOBİ’ler ve finansal organizasyonlarının her adımını kontrol edilebilir bir yapıda sürdürmek isteyenler depo stok takip programı kullanarak en düşük eforla en yüksek verimliliği artırmayı hedefler. Bu programların en temel faydası, mevcut durum kontrolünü hızlı bir şekilde yapabilmenizi, olası kriz anlarında verilere dayanarak analiz yaparak kolay aksiyon alabilmenizi sağlar. Örneğin, bir market işletiyorsunuz ve her ürününüzün barkodunu okutarak satışını gerçekleştiriyorsunuz. İhtiyacınızı karşılayacak barkodlu depo stok takip programı sayesinde barkodunu okutarak stokunuzda yer alan ürünlerin deponuzdaki durumunu görebilirsiniz. Haftada ne kadarlık satış yapıldığına ve deponuzda kalan ürün miktarına direkt ulaşabilirsiniz. Diyelim ki, bir hırdavat dükkanınız var ve ürünlerinizi Excel üzerinden tuttuğunuz depo malzeme takip formu ile sürdürmeye çalışıyorsunuz. Fakat takip etmeniz gereken o kadar çok malzeme var ki bunların stoklarını depo bazında ayrıştırmak istediğinizde karmaşık bir hal almasından tereddüt ediyorsunuz. Bu durumda da depo takip programı yardımınıza koşacak; çoklu depo takibi özelliği bulunan bir ürün depo takibi modülü işinizi görecektir.Depo Takip Programı Kullanmanın Avantajları
İşletmelerin depo takibi programları kullanması tüm iş süreçlerine etki ederek pek çok avantajı da beraber getirir. Bunların başında online organizasyon yönetiminin sağlanması ile işletme için yeni bir işleyişe geçmesi gelir. Çünkü, bugüne kadar ürün depo takibini personeli ve sınırlı raporlamalarla yürüten bir firma için, ihtiyaçlarını görüp analiz edebilen, mevcut durum değerlendirmesi yapılarak yeni aksiyon ve hedefler belirlenebilen çok daha profesyonel bir modül söz konusudur.- Kaydedilen bilgiler ve güncellenmesi gereken veriler tek bir yerde toplanır. Bu da bilgi dağınıklılığının önüne geçilmesinde etkilidir.
- Değişen durumlara karşı depoya dair son güncel bilgilere anında ulaşma imkânı sağlar. “Hangi depoda ne kadar stok var, yeni sipariş talepleri için depoların doluluk oranı nedir? depoda bulunan ürünler nelerdir?” vb. sorulara anında cevap bulabileceğiniz bir yazımsal çözümler sunar.
- Her şeyden önemlisi, müşteri memnuniyeti. Müşterinin talep ve isteklerine doğru dönüş yapılmasına imkân tanıyarak siparişlerin sorunsuz bir şekilde karşılanmasını sağlar.
- Üretim ve satış gibi birimler arası entegrasyonun sağlıklı işlemesine katkıda bulunur. Deponun mevcut durumuna göre satışa sunulacak ürünler belirlenir aynı şekilde üretim adedi kararlaştırılır. Bu da stok fazlası ürün yapımının ve gereksiz maliyetin önüne geçer.
- Günlük, haftalık ve aylık oluşturulan raporlar sonucunda belirli dönemler arası karşılaştırmalar yapılarak durum analizi yapılır. Bu raporlar aynı zamanda işlemlerin takibini detaylı incelemek için de faydalıdır.
- Ürünlere ait detaylı bilgiye sahip olunarak hangi ürünlerin hangi depodan giriş ve çıkışının gerçekleştiği belirlenir.
- Belirlenen limite göre, depodaki ürün sayısında düşüş yaşandığında uyarı verilerek stok güncellemesi yapılması sağlanır.
- Zaman kaybının önüne geçilerek çok daha verimli ve hızlı bir şekilde çalışma fırsatı sunulur.
- İşletme maliyetlerini düşürür, sistematik bir şekilde ihtiyaçlar belirlenir.