İleti Yönetim Sistemi Hakkında Bilmeniz Gerekenler

İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?

İleti Yönetim Sistemi; dijital ortamda alınan bu izinlerin, saklanması, arşivlenmesi, belgelerin güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanması, gerektiğinde arşivden çıkarılması ve tüm bu süreçlerin taraflarca kolaylıkla yönetilmesi için kurulmuş ulusal veri tabanıdır.

İYS Kayıt Yükümlülüğü Nedir?

Elektronik haberleşme hizmeti sunan ve/veya elektronik haberleşme şebekesi sağlayan ve alt yapısını işleten şirketlerin abone ve kullanıcılarına; münhasıran kendi ürün ve hizmetlerini tanıtmak, pazarlamak ya da işletmesini tanıtmak amacıyla gönderdiği ticari elektronik iletiler; vakıf üniversitelerinin ve diğer özel eğitim ve öğretim kurumlarının öğrencilerine ve bunların velilerine gönderdiği iletiler; kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ile kamuya yararlı dernekler ve vergi muafiyeti sağlanan vakıfların, kendilerine ait ticari işletmelerin faaliyetleriyle ilgili olarak üyelerine gönderdiği iletiler ile radyo ve televizyon yayıncılığı yapan kuruluşlarca, kamuoyunu bilgilendirmek ve eğitmek amacıyla yapılan yayın hizmetlerine ilişkin bilgilendirme iletiler; devlet, mahalli idareler ve diğer kamu tüzel kişilerinin kamuoyunu bilgilendirmek amacıyla gönderdikleri iletiler dışında, hizmet sağlayıcıların alıcılara ticari elektronik ileti gönderebilmek için İYS’ye kayıt yükümlülüğü bulunmaktadır. Yani İYS kayıt yükümlülüğü istisnai iletiler dışında ticari elektronik ileti göndermek isteyen hizmet sağlayıcılar için karşımıza çıkan bir yükümlülüktür. 28 Ağustos 2020 tarihinde yapılan son değişiklik uyarınca hizmet sağlayıcılar bu yükümlülüğünü 01 Aralık 2020 tarihine kadar yerine getirmek ve Yönetmelik kapsamında aldıkları alıcı onaylarını İYS’ye aktarmak zorundadır. Bu tarihten sonra da hizmet sağlayıcılar, alıcı onaylarının alınmasında, alıcı tarafından reddetme hakkının kullanılması ile şikâyet süreçlerine ilişkin işlemleri yürütülmesinde, raporlanmasında ve şikâyet sürecinin hızlı ve etkin bir şekilde yönetilmesinde İYS’yi kullanmak zorundadır.

İYS’nin Amacı Nedir?

İYS ile tüm izinler ve iletişim adresleri, ulusal veri tabanlarında saklanacak, veri güvenliği sağlanacaktır. İleti Yönetim Sistemi ulusal veri tabanı ile aşağıda maddelenen özellikler sağlanacak ve tarafların ileti yönetiminde yaşadığı sorunların önüne geçilecektir. Hizmet Sağlayıcıları; •Arama, mesaj ve e-posta gibi farklı tipte ileti izinlerini yönetebilecektir. •Alıcılara göndereceği ticari elektronik iletiler öncesinde alması gereken izinleri güvenli bir ortamda saklayabilecektir. •İleti Yönetim Sistemi dışında alınan onaylar ve ret bildirimleri, web ara yüzü veya teknik entegrasyon ile sisteme iletecektir. •İYS’ye iletilen onay ve ret bildirimleri, müşterilerin tüm izin hareketleri, her kanal için ayrı kayıt altında tutulacak ve günlük raporlanacaktır. Alıcılar; •Verdikleri izinleri görüntüleme, onaylama ve reddetme imkânı sağlayacaktır. •İzinsiz gönderimleri şikâyet edebilecektir. •Alıcılar bu izinler için çıkış haklarını diledikleri zaman kullanabilecektir. •Alıcılar, ne zaman, nereden, hangi kanal üzerinden (arama, mesaj ve e-posta) hangi Hizmet Sağlayıcının ticari elektronik ileti göndermesine izin verdiğini tek ekrandan görüntüleyebilecektir ve izinleri ayrı ayrı düzenleyebilecektir. •Red hakkının kullanıldığı durumlarda uygulamada sağlanan filtre ile iletiler alıcılara gönderilmeyecektir. •Verdikleri onaylar için bildirim iletilecek, dilerse bu bildirim üzerinden çıkış yapabilecekler. Kamu; •Ticari iletiler, verilen izinler doğrultusunda, İYS üzerinden kontrol edilerek sadece izin vermiş alıcılara iletilecektir. •İleti şikâyetlerini ve şikâyete konu iznin durumunu görüntüleyebilecektir. •Web sitesi, kısa mesaj numarası ve çağrı merkezi üzerinden hizmet verecektir. •Tüm izinleri zaman damgasıyla kayıt altına alma ve güvenli biçimde saklayabilecektir. •Denetleme görevini hatasız ve hızlı yerine getirebilecektir.

İYS Yolu Modülü

Hizmet sağlayıcılar, ticari elektronik iletiler için onaylarını ve retlerini İYS üzerinden almak istedikleri takdirde bu modülü kullanmaktadır. •İYS kısa mesaj •İYS linki •İYS mobil uygulaması Gibi araçlar kullanılarak onay ve red işlemleri bu modül sayesinde yapılabilmektedir.

İYS’ye nasıl kayıt yaptırılır ve onaylar sisteme nasıl aktarılacaktır?

İYS resmî sitesinde açıklanan haliyle sisteme yalnızca MERSİS kaydı olan ve bu kayda göre yetkili görünen kişiler tarafından kayıt başvurusu yapılabilecektir. MERSİS kaydı olmayan hizmet sağlayıcıların öncelikle MERSİS kaydını yaptırması gerekecektir. MERSİS kaydı yapıldıktan sonra e-devlet üzerinden giriş yapılarak başvuru formu doldurularak ve e-imza ile tamamlanarak başvuru yapılabilecektir. Başvuru sırasında hizmet sağlayıcılardan, •MERSİS numarası •Ticari elektronik ileti gönderimi yaptığı markaların tescil belgeleri •Marka bazında sahip olunan onaylı kayıtlı elektronik iletişim adresi sayıları (KEP No.) •Elektronik imzalı İYS Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi (Müştereken temsile yetki durumunda müştereken yetkililerin imzalarını taşıması şarttır) •İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası, cep telefonu numarası, kurumsal e-posta adresi talep edilecektir. Başvuru tamamlandıktan sonra sistem, hizmet sağlayıcıların izin girişine açılacaktır. Hizmet sağlayıcılar, 01 Aralık 2021 tarihinden önce alıcılardan aldıkları tüm onayları sisteme tek tek veya “.csv dosyaları” ile toplu halde veya “İYS API üzerinden teknik entegrasyon” yolu ile aktarmalıdır. 01 Aralık 2021 tarihine kadar sisteme aktarılmayan alıcı onayları geçersiz kabul edilecek ve hizmet sağlayıcı sisteme aktarmadığı onayı veren alıcıya ticari elektronik ileti gönderemeyecektir.

Hizmet Sağlayıcıların Onay Almak Zorunda Olmadığı İletiler

Hizmet sağlayıcılar, gönderdiği her ileti için onay almak zorunda değillerdir. Onay almak zorunda olunmayan istisnai durumları 3 başlık altında özetleyebiliriz: 1.Kanun gereğince devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık durumunda, 2.Tahsilat, borç hatırlatma, bilgi güncelleme, satın alma ve teslimat vb. durumlarına ilişkin bildirimleri içeren iletilerde, 3.Hizmet sağlayıcıya ilgili mevzuatla getirilen bilgi verme yükümlülüğü durumlarında, önceden onay alma zorunluluğu aranmaz. Diyelim ki, Türkiye’de yerleşik değilsiniz fakat, yurt içi müşterilerine ticari elektronik gönderimde bulunuyorsunuz. Bu durumda da İYS’ye kayıt yaptırmak gerekir mi diye sorarsanız; buna da cevabımız evet. T.C. Ticaret Bakanlığı’nın bu konuda şöyle bir açıklaması bulunmaktadır: “Türkiye'de yerleşik olsun ya da olmasın, ticari elektronik ileti göndermek isteyen gerçek ya da tüzel kişilerin, anılan mevzuat hükümlerine uygun davranması ve İYS’ye kaydolması gerektiği değerlendirilmektedir.”

Şikâyet Hakkı ve İdari Para Cezaları

Alıcılar, elektronik ortamda e-Devlet kapısı, İYS veya Bakanlığın internet sitesi üzerinden veyahut yazılı olarak ikametgâhının bulunduğu yerdeki il müdürlüğüne adı ve soyadı ile imzası ve ikametgâh adresi; tüzel kişi ise unvanı ve adresi ile temsile yetkili kişinin veya vekilin adı ve soyadı ile imzasını içerecek şekilde, ileti onayı dışında kalan ticari elektronik iletinin gönderildiği tarihten itibaren üç ay içinde  kendisine ait elektronik iletişim adreslerine gönderilen ticari elektronik iletilere ilişkin şikâyette bulunabilir. Şikâyet konusu işlemlerde ispat yükümlülüğü hizmet sağlayıcıya ve/veya aracı hizmet sağlayıcıya aittir. Şikâyet sonucunda Yönetmelik’e aykırı hareket edildiğine ilişkin bir karar verilmesi halinde aykırı hareket edenler hakkında aykırılığın niteliğine göre Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun’da düzenlenen idari para cezasına hükmolunur. Verilen idari para cezasının tebliğ tarihinden bir ay içerisinde ödenmesi zorunludur. Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında ticari elektronik ileti onayının alınmaması veya usulüne uygun alınmaması veya alınan ileti onayı ile ticari elektronik ileti içeriğinin uyumlu olmaması halinde hizmet sağlayıcılara ve aracı hizmet sağlayıcılara her bir aykırı fiil için 1.000-TL’den 5.000- TL’ye kadar idari para cezası verilecektir. Bir defada birden fazla alıcıya ileti onayı alınmaksızın ticari elektronik ileti gönderilmesi halinde işbu idari para cezası 10 katına kadar artırılarak uygulanacaktır. Ticari iletişim sırasında ticari iletişimin ve bu iletişimin adına yapıldığı gerçek ya da tüzel kişinin açıkça belirlenebilir olmasını sağlayan bilgilerin sunulmaması; ticari elektronik iletilerde, hizmet sağlayıcının tanınmasını sağlayan bilgiler ile haberleşmenin türüne bağlı olarak telefon numarası, faks numarası, kısa mesaj numarası ve elektronik posta adresi gibi erişilebilir durumdaki iletişim bilgilerinin en az birinin yer almaması; haberleşmenin türüne bağlı olarak, iletinin konusu, amacı ve başkası adına yapılması hâlinde kimin adına yapıldığına ilişkin bilgilere yer verilmemesi halinde her bir aykırı fiil için 1.000-TL’den 10.000- TL’ye kadar idari para cezası verilecektir. Ticari iletişimde sırasında indirim ve hediye gibi promosyonlar ile promosyon amaçlı yarışma veya oyunların bu niteliği açıkça belirlenebilir olmaması, bunlara katılımın ve bunlardan faydalanmanın şartlarına kolayca ulaşma imkânı sağlanmaması ve bu şartların açık ve şüpheye yer bırakmayacak şekilde anlaşılır olmaması halinde her bir aykırı fiil için 2.000-TL’den 15.000- TL’ye kadar idari para cezası verilecektir. Hizmet sağlayıcının ret bildiriminin, elektronik iletişim araçlarıyla kolay ve ücretsiz olarak sağlamaması ve/veya alıcının ret bildiriminden üç iş günü içinde alıcıya ticari elektronik ileti göndermeyi durdurmaması halinde her bir aykırı fiil için 2.000-TL’den 15.000- TL’ye kadar idari para cezası verilecektir.

İleti Yönetim Sistemi Kullanmanın Avantajları

İleti Yönetim Sistemi kullanmanın kullanıcılar sağladığı belirli avantajlar bulunmaktadır. İYS sayesinde; •Kişiler; hangi hizmet sağlayıcı tarafından hangi iletişim kanalı aracılığıyla ne zaman ticari elektronik ileti almak istediğine yönelik izinlerini görebilmektedir. •Kişiler bu izinlerini görüntüledikten sonra izinlerini kaldırabilmektedir. •Bu platform üzerinden kişiler şikâyet oluşturabilmektedir. •Oluşturulan şikayetler bir veri tabanında toplandığı için ilgili şikayetlerin denetimi kolaylaşmakta ve çözüm süreci hızlanmaktadır. •Genellikle bu platform üzerinden ticari elektronik izinleri kaldırıldığında iletişim adreslerine elektronik ileti gönderimi durdurulmaktadır.