Ön Muhasebe Nedir?

  •  
  • 06.04.2021
Ön Muhasebe Nedir?

Ön Muhasebe Nedir, Nasıl Yapılır?

Girişimcileri çok yakından ilgilendiren konulardan biri de şirket kurma işlemlerinin ardından muhasebelerini kurmaları ve hesap takiplerini gerçekleştirmeleridir. Buna göre işletmelerin can damarı olarak sayılabilen ön muhasebenin detayları da yine kişiler tarafından bilinmelidir. Stok durumu, gelir gider hesapları, cari hesap takibi ve daha birçok ön muhasebe işlemi gerçekleştirilerek işletmelerin uzun vadedeki hedefleri de gerçekleştirilmelidir. Peki ön muhasebe nedir, nasıl yapılır? Ön muhasebe yaparken dikkat edilmesi gereken kriterler nelerdir? Ön muhasebeyle ilgili birçok detayı ele aldığımız yazımızı okuyarak sizler de ön muhasebe hakkında en net bilgilere ulaşabilirsiniz.

Ön muhasebe, işletmelerin finansal yönetimini sağlayan her türlü verinin takip edilmesi işlemidir. İşletmelerin müşterileri, stokları, nakit parası, faturaları, çekleri, diğer işletmelerle olan işbirliği, senetleri, banka hesapları ve bunun gibi birçok temel unsurların kayıtları, işlem hareketlerinin net biçimde ele alınması için kullanılmaktadır. Ön muhasebe şirketin kendi bünyesinde tutulması gerekmektedir.

Ön Muhasebe Neden Önemlidir

Şirketler için çok büyük öneme sahip olması gereken ön muhasebe kavramının çok iyi biçimde anlaşılması gerekiyor. Nitekim işletmeleri yanından ilgilendirmekte olan çok önemli finansal bilgiler ön muhasebe kapsamınca takip edilmektedir. İşletme sahipleri, şirkete çok küçük bir şey alsa bile öncelikle finansal durumu ön muhasebe üzerinden kontrol etmeli ve buna göre alım işlemini gerçekleştirmelidir.

Diğer türlü nakit sıkıntıları yaşanabilir. Bundan dolayı işletme sahipleri ihtiyaç duyulan her türlü bilgiye anında ulaşmak için ön muhasebeyi kendi bünyesi çerçevesinde takip etmelidir.

Ön muhasebenin tutulması işletmelerin bir sonraki nakit işleminin gerçekleştirilmesi için bile oldukça önem kazanmaktadır. Nitekim şirket içerisindeki çalışanların maaş takibi, şirketin gelir ve gider hesabı ve daha birçok bilgi ön muhasebe programı kapsamınca ele alınmaktadır. Bu takip işlemleriyle birlikte işletme sahipleri bir sonraki adım için planını daha net biçimde yapabileceği gibi tüm raporları da en net biçimde görme şansına sahip olacaktır.

Ön Muhasebede Yapılan İşlemler Nelerdir

Ön muhasebede birçok farklı işlemler gerçekleştirilebilir. Yazımızın başında da belirttiğimiz üzere şirketin cari hesap takibi, fatura ve irsaliye takibi, çek/senet takibi, çalışanların takibi, kasa ve banka hesap takibi ve daha birçok takip ön muhasebe ile birlikte mümkündür. Ön muhasebe üzerinde yapılan işlemlere yakından göz atmak gerekirse;

1. Cari Hesap Takibi

Şirketin tedarikçileri ve müşteri hesaplarının toplamı cari hesapları oluşturur. Şirketin ilişkili olduğu diğer şirketler ile olan işlemleri, alım ve satım verileri, faturaları ve daha birçok kriter cari hesap takibiyle birlikte mümkündür. Ön muhasebede ele alınan cari hesap takibiyle birlikte işletme sahipleri diğer şirketlerle olan iş birliğini, alacak ve verecek durumunu çok daha yakından görebilir.

2. Fatura ve İrsaliye Takibi

Ön muhasebe ile birlikte alış ve satış işlemleri gerçekleştirildiğinde fatura ve irsaliye takibi de oldukça önemlidir. Bunun düzenli olarak takip edilmesi ilerleyen dönemlerde işletmeye büyük yararlar sağlayacaktır.

3. Stok Giriş / Çıkış Takibi

Birçok firma pazarlama ve ticaret sektöründe boy göstermektedir. Bu tür firmalar alım satım yapan firmalar olup depolarındaki mevcut malların takibini yapması da fazlasıyla önemlidir. Stok giriş çıkış takip işlemlerinin düzenli olarak yapılması için de yine ön muhasebeye fazlasıyla ihtiyaç duyulmaktadır. Bu program ile birlikte en çok satılan ürünlerin şirkette stok birimi olmayacak şekilde asgari miktarda bulundurulması da sağlanabilir.

4. Çek / Senet Takibi

Şirketin nakit alışverişi yapmadıkları dönemlerde ödemeleri senetlerle ya da çekler üzerinden almaları doğaldır. Bu gibi durumlarda ise senetlerin ve çeklerin takiplerinin de yapılması gerekmektedir. Eğer ki şirketinize borç karşılığında çek alan müşteriler varsa ya da müşterinize borç karşılığında çek bozdurmadan cirolama işlemi gerçekleştiriyorsanız çek takibinin yapılması oldukça önem kazanmaktadır. Böylelikle şirket tarafından gerçekleştirilen her türlü çek ve senet işlemlerinin takibi de oldukça kolaylaşacaktır.

5. Çalışan Takibi

Şirketler kendi içerisinde çeşitli departmanlara sahiptir. Bilişim departmanı, iletişim departmanı, muhasebe departmanı ve daha birçok departmanda görev yapan çalışanlar da mevcuttur. Çalışanlara gerçekleştirilen maaş, prim, avans ve vergi gibi giderlerin takip edilmesi, çalışanlar üzerindeki bakiyenin bilinmesi çalışan takibi kapsamında oldukça önemlidir. Bununla birlikte çalışanlar şirket için cepten harcama yapıyorsa bunların da takibinin gerçekleştirilmesi gerekiyor.

6. Kasa / Banka Hesap Takibi

Şirketin kendisine ait olan banka hesabına yatırılan paralar, banka hesabından çekilen paralar, ödenen çekler, yapılan eft ve havalelerin hepsi nakit akışına girmektedir. Şirketin kasa ve banka hesap takibi yapması nakitlerinin kontrol altına alınması için oldukça önemlidir.

Ön Muhasebenin Görevi Nedir

Bir işletmeye ait olan finansal işlemlerin rutin ve dengeli biçimde işleyişinin kontrol edilmesi için ön muhasebeye fazlasıyla ihtiyaç duyulmaktadır. Çok yoğun işlemler gerektiren ön muhasebenin asıl görevi şirkete ait olan tüm nakit akışını, çalışanların takibini, cari hesapların takibini, varsa çek ve senet işlemlerinin takibini ve tüm muhasebe kayıtlarının da takibini gerçekleştirmektir.

Tüm bu kayıtlar şirketlerin olmazsa olmazı olarak nitelendirilen mali yapısının kayıtlarını oluşturmaktadır. Şirketlerin gelişmesi ve ilerleyen dönemlerde daha iyi yerlere gelebilmesi adına bu gibi çeşitli kayıtları tutmasında oldukça yarar vardır.

Ön Muhasebe Nasıl Yapılır

Ön muhasebenin ne işe yaradığı ve şirketler için ne gibi önemler taşıdığı kadar ön muhasebenin nasıl yapılması gerektiği de bir o kadar önemlidir. Nitekim ön muhasebenin gerçekleştirilmesi için farklı yollar denenebilir. Firmalara, şirketlere göre farklılık gösteren bu yöntemler genel olarak şunlardır;

  • Defter kullanmak
  • Excel kullanmak
  • Özel ön muhasebe programları kullanmak

Bu yöntemlerden biri olan deftere yazma yöntemi en bilinen ve en geleneksel yöntemlerden biridir. Tüm ön muhasebe kayıtları deftere geçirilir ve gerektiği zaman da defterden ilgili kaydın araştırılması yapılır. Defterin kaybolma, yırtılma gibi durumları da göz önüne alındığında defterle ön muhasebe kaydı tutmak oldukça zahmetli ve riskli de bir yöntemdir.

Son dönemlerde en çok tercih edilen yöntemlerden biri de Excel dosyası üzerine kaydetme yöntemidir. Bu yöntem ile birlikte işin içine fonksiyonlar ve formüller de girmektedir. Bu formüller ve fonksiyonlar bir yerden sonra sistemi karışık hale getirebiliyor. Eğer ki iyi bir Excel kullanıcısı değilseniz bu yöntem size çok zor gelebilir. Özellikle de çok büyük şirketlerin büyük boyutlu verileri bulunmaktadır.  Bu tür verilerin tutulması için de Excel üzerinde çok fazla sayfaya ihtiyaç olacaktır. Tüm bu işlemler Excel dosyası üzerinde tutulabileceği gibi çeşitli karışıklıklara da sebep olacağı için tıpkı defterle kayıt tutmakta olduğu gibi riskli bir durumdur.

Bir diğer ve en mantıklı yöntem ise ön muhasebenin şirket tarafından kendinin yönetilmesidir. Bu da özel muhasebe yazılımı programlarıyla birlikte mümkündür. Excel ve defter kaydına göre oldukça popüler ve kolay bir yöntem olan yazılım programı yöntemi, herhangi bir hata payı olmaksızın şirketin finansal verilerini en güvenli biçimde tutmakta ve raporlar halinde sunmaktadır. İşletme sahipleri tarafından da mutlaka tercih edilmesi gereken bu yöntemin şirketlere özellikle de ilerleyen dönemlerde oldukça faydası dokunmaktadır.

Sizler de işletme sahipleri olarak internet erişimi olan her yerden ön muhasebe sisteminizi kontrol edebileceğiniz bulut tabanlı ön muhasebe yazılımı Hesapbilir'i 30 gün boyunca ücretsiz olarak değerlendirebilirsiniz. 

 

Hesapbilir bulut tabanlı ön muhasebe platformunu 30 gün boyunca ücretsiz deneyin. Internet erişimi olan her yerden işletmenizin tüm işlemlerini kolayca yapın. Ücretsiz e-fatura geçiş danışmanlığımız ile birlikte e-fatura başvurunuzu birlikte yapalım. 1 yıllık abonelik alımlarınızda 1.000 e-kontör hediyemiz.