İşletme defteri İşletme defteri, Türk Ticaret Kanunu'nun 66/3 maddesine göre ikinci sınıf tacirlerin ekonomik faaliyetlerini gözlemledikleri defterlere bildirilen isimdir. Bununla birlikte birinci ve ikinci sınıf tüccarlar için sınıf değiştirme mümkün olabilmektedir. Birinci sınıfta iken ikinci sınıfa geçmek için iş hacminde belirtilen oranlarda iş hacmine azalmanın olması gerekmektedir. İşletme defterinin işlenmesi çok kolay ve anlaşılırdır. İşletme defteri ciltli, sayfaları karşılıklı, sıra numaralıdır. İşletme defterinin karşılıklı sayfalarının sol tarafı gider kısmından sağ tarafı ise gelir kısmından oluşur.
Kaydı Ne Zaman Yapılmalıdır?
Eğer işletme defteri elektronik ortamda tutuluyorsa, defter kaydının belirttiği ayın KDV beyannamesinin son teslim tarihinden önce tamamlanmalıdır. Basit usule uygun olarak işlem yapanlar, gelir ve giderlerini üç aylık olarak bir sonraki ayın sonuna kadar kaydetmelidir. KDV beyannamesini teslim etmeden önce, deftere herhangi bir yanlış bilgi işlendiyse düzeltilmesi gerekir. Yanlış işlenen bilgi güncellenebilir veya silme işlemi gerçekleştirilir.
Kimler İşletme Defteri Tutabilir?
ikinci sınıf tüccarlar tarafından tutulabilir. İkinci sınıf tüccar statüsünde sayılabilmek için, işletmenin belirlenen işlem hacimlerinin altında olmaları gerekmektedir. 2020 düzenlemeleri kapsamında mal alım-satım miktarı yıllık 280.000 TL ile 390.000 TL arasında olanlar ve alım-satım dışında faaliyet gösterenler için yıllık gayrisafi iş hasılatı 140.000 TL’den fazla olmayanlar ikinci sınıf tüccar kategorisinde kabul edilir. İkinci sınıf tüccar kabul edilmek için belirtilen sınırlar her sene Maliye Bakanlığı tarafından güncellenir. Birinci sınıf tüccarlar 3 kez üst üste yukarıda belirtilen sınırların %20 veya daha fazla altına düşerse, o tarihten sonra ikinci sınıf tüccar olarak kabul edilir. Eğer defter kaydı elektronik ortamda yerine kâğıt üzerinde tutuluyorsa, kaydın Türkçe tutulması gerekir. Mürekkep kalem ile doldurulmalı ve zarar görmeyeceği bir ortamda muhafaza edilmelidir. Ticari bir belgenin kaydı tutulduğu için KDV tutarını özellikle belgede belirtmek gerekmektedir. Geçen yıldan devreden malların miktarı defterin ilk sayfasında bulunan gider bölümüne kaydedilmelidir. Her satıra sadece bir belgenin kaydının oluşturulması zorunludur. Çalışanların maaşları, bordro tablosunda bulunan brüt giderlere göre kaydedilmelidir. Belgeler zaman sırasına uygun olarak deftere işlenmesi gerekir.
İşletme Defteri Doldururken Nelere Dikkat Edilmelidir?
•Noter tasdikli bir işletme defteri alınmalıdır.
•Belgelerin, oluşturulma tarihi itibarıyla 10 gün içerisinde deftere kaydı yapılmalıdır.
•Takibi kolaylaştırmak için KDV ve diğer vergi kalemleri için ayrı sayfalar açılabilir.
•Belge kaydı sırasında para giriş veya çıkışlarının nakit ödeme, taksitli, veresiye veya senet gibi farklı ödeme şekillerinde olup olmadığına dikkat edilmelidir.
İşletme Defterinde Mutlaka Olması Gereken Bilgiler
İşletme defterinin doğru bir şekilde tutulması için bazı bilgilerin bu deftere kaydedilmesi zorunludur. Bu bilgiler ise aşağıdaki gibidir:
1.Gelir ve Giderler
Başlangıçta da söylediğimiz gibi gelir ve giderler işletme defterinde ayrı sayfalara kaydedilir. Mükellefler belli bir dönem içinde elde ettikleri gelirleri ve işletmelerinin giderlerini, KDV tutarlarını ayrıca göstererek kaydedebilirler. Bordro kaydı sırasında sadece brüt ücret ve işveren maliyetleri bu deftere yazılır.
2. Amortismanlar
Amortisman, bir işletmenin üretim faaliyetleri için geçmiş yıllarda alınan sermaye mallarındaki aşınma ve yıpranmayı ifade eder. İşletme defteri tutan mükellefler, yasal oranlara göre hazırlanan amortisman tutarlarını işletme defterine gider olarak yazarlar.
3.Mal Alım ve Satımları
İşletme hesabına göre defter tutan mükellefler, mal alımı yaptıklarında işletme defterinin gider tarafına, satışları ise gelir tarafına yazarlar. İşletme defteri tutan mükellefler, ellerinde bulunan ticari malları hesap dönemi sonunda sayıp kayıtlardaki mal mevcudu ile kıyaslama yapmalılar.
Alış ve satış iadeleri de işletme defterinde gösterilmelidir. Mal alım, satım ve iade kayıtları sırasında KDV tutarları defterde ayrıca belirtilir.
İşletme Defteri Kayıt Zamanı
•Elektronik ortamda tutulan işletme defterine kayıtlar, ilişkin oldukları aya ait katma değer vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son günden fazla geciktirilemez.
•Takvim yılının son ayına ait kayıtlar, takvim yılına ait gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün saat 23:59’a kadar yapılabilir.
•Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üçer aylık kayıtlar, izleyen ayın sonuna kadar Defter Beyan Sistemi üzerinden işletme defterlerine kaydedilir.
•Deftere kayıtların yanlış işlenmesi durumunda ilgili ayın KDV Beyannamesi verilmeden önce düzeltilir. Düzeltme işlemi yanlış kayıtların güncellenerek değiştirilmesi ya da tamamen silinmesi şeklinde yapılır.
Defter-Beyan Sistemini kullanan mükellefler Sistem dışında kâğıt veya elektronik ortamda kayıt yapamaz, defter tutamaz ve Sistem harici yollarla kâğıt veya elektronik beyanname gönderemezler.
Bu mükellefler Sistem haricinde kâğıt veya elektronik ortamda kayıt ve defter tutmaları halinde, hiç kayıt ve defter tutmamış sayılacakları gibi Defter-Beyan Sistemi dışından gönderecekleri beyannameler hiç verilmemiş kabul edilir.
Söz konusu kayıt ve işlemlerin yapılmamış, defterlerin tutulmamış ve beyannamelerin verilmemiş sayılması nedeniyle mükelleflere Vergi Usul Kanununa göre ilgili ceza hükümleri uygulanır.
Defter Beyan Sistemine dahil olan mükellefler beyannamelerini yine Defter Beyan Sistemi üzerinden hazırlarlar ve onaylarlar.
