E-Arşiv Nedir? E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Arşiv Nedir? 

E-Arşiv, şahısların ve işletmelerin elektronik ortamda fatura kesmelerini sağlayan bir sistemdir. Gelir İdaresi Başkanlığının yayınladığı Vergi Usul Kanunu'na uygun olarak, elektronik ortamda oluşturulan faturanın elektronik ortamda muhafazası ve raporlanmasını içeren bir uygulamadır. 

Vergi Usul Kanunu hükümleri ve standartlarına göre, elektronik ortamda kesilen E-Arşiv faturasının ilk nüshası asıl belge niteliğindedir. Ayrıca, elektronik ortamda muhafaza edilen kopyası ise ikinci nüsha olarak kabul edilir. 

E-Arşiv Fatura Kullanım Zorunluluğu Nedir? 

E-Arşiv Fatura konusunda kullanıcılar tarafından sıkça sorulan E-Arşiv sistemine geçiş zorunluluğum var mı sorusudur. 2024 yılı itibari ile E-Arşiv fatura kullanımı kapsamında yapılan değişiklikler neticesinde herhangi bir işletmenin fatura kesme ve düzenleme sınırı ise 6.900 TL oldu. 

Kimlerin E-Arşiv Fatura Kullanmak Zorunda Olduğuna İlişkin Durumlar Şunlardır: 

• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca E-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri, E-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmeye ve gerektiği durumlarda ibraz etmeye zorunludurlar. 

• Aynı gün içinde vergi mükellefi olmayanlara düzenlenecek E-Arşiv faturalarının, vergilerle birlikte toplam tutarının 6.900 TL'yi aşması durumunda, 

• Aynı gün içinde vergi mükelleflerine düzenlenecek E-Arşiv faturalarının, vergiler dahil edilerek hesaplanan tutarının 6.900 TL'yi aşması durumunda uygulanır. 

E-Arşiv Fatura Uygulamasının Avantajları Nelerdir? 

Yaygınlaşan e-dönüşüm uygulamalarından biri olan E-Arşiv Fatura, internetin hız kazanmasıyla birlikte önem kazanmış ve devlet düzenlemeleriyle ciro limitleri alt sınırlara çekilerek birçok iş kolu için zorunlu hale getirilmiştir. Genellikle, E-Fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumların karşılıklı kestikleri veya son kullanıcıya gönderilen E-Arşiv faturalarının avantajları şunlardır: 

• İşletmeler, faturalandırma işlemlerini elektronik ortama taşıyarak kâğıt fatura saklama, gönderme ve üretme gibi maliyetlerden tasarruf sağlayabilirler. 

• E-Arşiv fatura kullanımıyla kâğıt tüketimi azalır ve çevreci bir çözüm sunulur. 

• Manuel fatura oluşturma işlemlerinden kaynaklanan hatalar, E-Arşiv fatura ile en aza indirgenir. 

• İşletmeler, güvenli bulut sistemlerinde yasal korunaklarla saklanan E-Arşiv faturalarına istedikleri zaman erişebilirler. 

• E-Arşiv fatura uygulamasıyla, ilgili belgelerin güvenli web ağlarında saklanmasıyla alan tasarrufu sağlanabilir. 

• Kâğıt faturaların kaybolması veya zarar görmesi riski E-Arşiv fatura ile ortadan kalkar. 

E-arşiv fatura, işletmelere daha verimli ve güvenli bir fatura işlemi sunar ve kâğıt faturalara kıyasla birçok avantaj sağlar. 

E-Arşiv Fatura Kullanımın Maliyeti Nedir? 

E-Arşiv Portal üzerinden keseceğiniz faturalar için herhangi bir ücret zorunluluğu bulunmazken, özel bir entegratör aracılığıyla E-Fatura ve E-Arşiv Fatura kesebilmek için belirli bir entegrasyon ücreti ödemeniz gerekebilir. 

Hesapbilir ile 15 gün boyunca ücretsiz bir şekilde E-Arşiv Fatura kesme imkanına sahipsiniz. Hesapbilir’in üzerinden E-Arşiv fatura uygulamasına başvurduğunuzda, Gelir İdaresi Başkanlığı'na tekrar bir başvuru yapmanıza gerek kalmadan fatura sistemlerinizi dijital ortama taşıyabilirsiniz. 

E-Arşiv Nasıl İptal Edilir? 

E-Arşiv fatura, E-Fatura gibi iptal edilebilir veya yeniden düzenlenebilir. E-Arşiv Fatura iptali, fatura kesim tarihinden itibaren 7 gün içerisinde gerçekleştirilmelidir. Yedi gün içinde iptal edilmeyen faturalar için iade faturası işlemleri yapılmalıdır. 

Kesilmiş olan E-Arşiv faturaların çeşitli gerekçelerle iptal edilmesi gerektiğinde, E-Arşiv portalındaki fatura iptali alanına ilgili fatura bilgileri eklenir. İptal istenen E-Arşiv faturasının Gelir İdaresi Başkanlığı'na gönderimi sağlanır. Bu süreçte herhangi bir aksaklık oluşmaması için iptal işlemleri titizlikle yürütülmelidir. 

E-Arşiv Fatura’nın Temel Özellikleri Nelerdir? 

Geleneksel faturaların içerdiği tüm bilgiler, E-Arşiv faturalarında da bulunmakta ve aynı hukuki geçerliliğe sahip olmaktadır. E-Arşiv Fatura, mükellefin saklaması ve Gelir İdaresi Başkanlığına ibraz etmesi gereken bir fatura türüdür. 

• E-Arşiv Fatura, E-Fatura mükellefi olmayan kurum ve kişilere kesilebilen bir fatura türüdür. 

• İnternet erişimi olan her yerden E-Arşiv faturalarına erişilebilir ve zaman ve mekândan bağımsız şekilde işlem yapılabilir. 

• E-Arşiv Fatura, elektronik ortamda oluşturulan ve ilgili kuruma iletilen E-Arşiv faturanın ikinci nüshasını elektronik ortamda saklar. 

E-Arşiv Fatura Kesmek için E-Fatura Mükellefi Olmak Zorunlu mu? 

Daha önce E-Arşiv kullanıcısı olabilmek için E-Fatura mükellefi olmak gerekiyordu. Ancak 2021 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından alınan karar doğrultusunda, bu zorunluluk kaldırıldı. 

Bu düzenlemeye göre, işletmeler ve firma sahipleri, Gelir İdaresi Başkanlığı Portalı üzerinden ya da GİB ile anlaşmalı özel entegratörler aracılığıyla E-Arşiv Fatura kesme işlemini gerçekleştirebilirler. Artık E-Fatura mükellefi olma şartı aranmamaktadır. 

E-Arşiv Fatura Kimlere Gönderilir? 

E-Arşiv faturalar, genellikle E-fatura mükellefi olmayan kurum ve kişilere gönderilir. Özellikle vergi mükellefi olmayanlar, vergi dairesine kayıtlı olmayanlar veya belirli bir ciroyu aşan mükellefler için E-Arşiv fatura kullanımı yaygındır. Ancak, E-Arşiv faturaların kesilmesi ve gönderilmesi için belirli bir zorunluluk olmayıp, işletmeler tercihlerine göre E-Arşiv fatura kullanabilirler. Bu nedenle, gönderilen E-Arşiv faturalar genellikle E-fatura mükellefi olmayan kurumlar, bireyler veya işletmeler arasında gerçekleşir. 

E-Arşiv Fatura Sorgusu Nasıl Yapılır? 

E-Arşiv Fatura sorgulama işlemi Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden yapılır. Ancak GİB'in önemle hatırlattığı üzere, bir sorgulama yapmadan önce faturanın E-Arşiv Fatura uygulaması üzerinden düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmak gerekir. Ayrıca, fatura üzerinde yer alan fatura numarasının doğru bir şekilde girildiğinden emin olunmalıdır. Sorgulama işlemi, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın E-Arşiv Fatura Sorgulama alanından gerçekleştirilebilir. 

E-Arşiv ve E-Fatura Uygulamasına Başvurusu Nasıl Yapılmaktadır? 

E-Arşiv başvurusu için tercih edebileceğiniz iki yol bulunmaktadır. GİB portal yöntemi için Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapabilirsiniz. Özel entegratör uygulaması için ise çalışmak istediğiniz entegratöre ulaşarak, detaylar hakkında bilgi alabilirsiniz. Hızlı ve kolay bir E-Fatura geçiş deneyimi sunan Hesapbilir ile dakikalar içinde E-Fatura sistemine dahil olabilirsiniz. 

E-Fatura uygulamasına geçmek isteyen şahıs şirketleri, E-İmza yoluyla E-Fatura mükellefi olabilirken, tüzel kişiler E-Fatura uygulamasına erişim sağlamak için Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden (KAMUSM) mali mühür almalıdırlar. 

Mali Mühür ya da E-İmza edinme sürecinin ardından, Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden başvuru yapabilirler. Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden iki şekilde E-Arşiv uygulamasına başvuru yapılabilir. E-Fatura mükellefi olmayan kullanıcılar için GİB Portal üzerinden fatura kesmek için mali mühür veya e-imza şartı bulunmamaktadır. 

E-Arşivin E-Faturadan Farkı Nedir? 

E-Fatura ve E-Arşiv fatura, kullanım ve sağladığı avantajlar açısından birbirinden farklı iki uygulamadır. E-Fatura sadece E-fatura mükellefi olan kişilere kesilip iletilirken, E-fatura mükellefi olmayan şahıs ya da şirketlere E-Arşiv fatura kesilebilmektedir. 

Her ne kadar her iki fatura türü de elektronik ortamda hazırlansa da aralarında çeşitli farklılıklar bulunmaktadır. İşte en belirgin farkları: 

• E-Fatura yalnızca kendi kapsamında yer alan E-Fatura kullanıcıları için kullanılırken, E-Arşiv fatura kapsamı dışında bulunan kullanıcılar için kullanılabilir. 

• E-Fatura GİB üzerinden alıcıya ulaştırılırken, E-Arşiv fatura elektronik posta ya da çıktı alınarak kâğıt olarak teslim edilebilir. 

• Her iki fatura türünde de mali mühür kullanılabilmektedir. Ancak E-Arşiv fatura keserken mali mühür kullanımı zorunlu değildir. E-Arşiv faturada zaman damgası kullanılır ancak E-Faturada zaman damgası kullanım zorunluluğu yoktur. 

• E-Arşivde fatura türünde zorunluluk aranmazken, E-faturada ise UBL-TR format zorunluluğu vardır. UBL (Universal Business Language). 

E-Fatura ve E-Arşiv Portalı Nedir? 

İşletmelerin, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun şekilde elektronik ortamda fatura oluşturabilmelerine, faturaların; ibraz edilebilmelerine, muhafazalarına ve raporlamalarına imkân sunan resmi portala E-Arşiv Portal denir. 

Günümüzde dijitalleşen dünyada, fatura işlemleri açısından büyük kolaylık sağlayan bu sistem, kullanıcılara zaman kazandırmaktadır. 

Pratik ve hızlı olması nedeniyle oldukça sık tercih edilen bu yöntem, Gelir İdaresi Başkanlığınca alınan kararlar ile pek çok sektör için zorunlu hale gelmiştir. Kazanç elde eden her mükellef için zorunlu olan fatura kesimi, internet ortamında pratik ve hızlı şekilde gerçekleştirilebilmektedir. 

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? 

E-Arşiv fatura kesimi, kullanıcıya zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir uygulama olduğu gibi sunduğu alternatifler ile kendi tercihinizi oluşturma imkânı sunuyor. E-Arşiv portal fatura nasıl kesilir sorunuzun birden fazla cevabı bulunmaktadır. 

Dilerseniz, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine giriş yapıp, istenen bilgileri girerek kısa sürede E-Arşivfaturanızı oluşturabilirsiniz. E-Arşiv portal fatura kesmek için kullanıcıların sık ziyaret ettiği bir uygulamadır. 

İkinci seçenek ise işletmenizin kendi bilgi işlem sistemine entegre ettiğiniz özel bir yazılım hizmeti ile kendi faturalarınızı oluşturma imkanıdır. Bu yazılım sistemi için GİB onayı gerekmektedir. Ya da en zahmetsiz şekilde fatura kesimi yapmak için GİB onaylı, özel entegratörleri seçebilirsiniz. 

Özel entegratör tercihini yapan mükelleflerin, Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapmalarına gerek kalmadan E-Arşiv uygulamasına erişebilme olanakları bulunmaktadır. 

E-Arşiv Fatura’yı Kimler Kullanabilir? 

E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olacak şekilde, Maliye Bakanlığınca yayınlanan vergi usul kanunu ile belirli gelir tutarına sahip olan işletmeler tarafından zorunlu tutulurken, E-arşiv fatura, 6.900 TL ve üzeri bir fatura kesilecekse, ilgili fatura E-arşiv olarak düzenlenmelidir. 

E-Arşiv Fatura Kapsamı Nedir? 

E-Arşiv Fatura kullanım kapsamı, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sunduğu standartlara göre belirlenmektedir. GİB tarafından belirtilen esaslara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen E-arşiv fatura; yine elektronik ortamda muhafaza edilmesi, ibraz edilmesi ve gerektiğinde raporlanmasını kapsayan bir süreçtir. 

E-Fatura Kesebilmek için Hangi Programlara İhtiyaç Vardır? 

E-Fatura kesmek için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış ve uygun görülmüş olan Beyanname Düzenleme Programı (BDP) kullanılmalıdır. Ayrıca Java Runtime Environment (JRE) adlı bir programın da bilgisayarınıza yüklü olması gerekmektedir, çünkü BDP'nin çalışması için JRE gereklidir. Java'nın en güncel sürümünü kullanmanız önerilir. 

BDP, E-Fatura beyannamelerini düzenlemek ve iletmek için kullanılan resmi bir programdır ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından desteklenir. Bu program, E-Fatura mükelleflerinin beyannamelerini elektronik ortamda oluşturmalarına, göndermelerine ve takip etmelerine olanak tanır. Bu nedenle, E-Fatura kesmek isteyen mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği bu programı kullanmalıdır. 

GİB Portal ve Özel Entegratörün Farkları Nelerdir? 

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portalı ve Özel Entegratörler, vergi mükelleflerine elektronik fatura ve beyannamelerini iletmeleri için hizmet veren farklı platformlardır. İşlevsel ve yasal açıdan bazı farklılıklar şunlardır: 

GİB Portalı:

• GİB Portalı, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmî web sitesi üzerinden erişilebilen bir platformdur. 
• Vergi mükellefleri, GİB Portalı aracılığıyla elektronik beyannamelerini ve faturalarını kendileri oluşturabilir, düzenleyebilir ve iletebilirler. 
• GİB Portalı, mükelleflere doğrudan ve ücretsiz bir şekilde hizmet sunar. 

• Tüm işlemler GİB Portalı üzerinden yapılır ve izlenir. 

Özel Entegratör: 

• Özel Entegratörler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş özel kuruluşlardır. 

• Özel Entegratörler, vergi mükelleflerine elektronik fatura ve beyannamelerini iletmeleri için teknik altyapı ve destek sağlarlar. 

• Vergi mükellefleri, Özel Entegratörler aracılığıyla E-Fatura ve E-Beyannamelerini oluşturabilir, düzenleyebilir ve iletebilirler. 

• Özel Entegratörler, genellikle işletmelere özel yazılım ve danışmanlık hizmetleri sunarlar. 

• Özel Entegratörlerin hizmetlerinden yararlanmak için genellikle bir ücret talep edilir. 

Özetle, GİB Portalı doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sağlanan resmi bir platform iken, Özel Entegratörler özel kuruluşlar aracılığıyla teknik ve danışmanlık hizmetleri sunarlar. Mükellefler, ihtiyaçlarına ve tercihlerine göre bu platformlardan birini seçebilirler. 

E-Arşiv Faturalarınızı Hesapbilir ile Zahmetsizce Oluşturun! 

Hesapbilir’in özel entegratör hizmeti, kullanıcıların e-Arşiv faturalarını düzenleme ve raporlama süreçlerini kolaylaştırmayı amaçlayan bir uygulamadır. Gelir İdaresi Başkanlığı'na başvuru yapma zorunluluğu olmadan, kullanıcılar Hesapbilir’in E-Arşiv portal giriş sistemine katılabilirler. 

Hesapbilir'in sağladığı hızlı ve zahmetsiz deneyim sayesinde, kullanıcılar E-Arşiv faturalarını kolaylıkla düzenleyebilir ve gerektiğinde raporlamak üzere güvenli bir şekilde saklayabilirler. Bu sistem, iş yükünü azaltarak zamandan, enerjiden ve maliyetten tasarruf etmeyi sağlar. 

Hesapbilir’in E-Arşiv Fatura Programı, kullanıcıların pratik çözümlere hızlıca ulaşmalarını sağlar. Sisteme göz atarak detaylı bilgi alabilir ve Hesapbilir’in sunduğu avantajlardan faydalanabilirsiniz.