Özlük Dosyası Nedir?
Özlük dosyası, bir işletmenin bünyesinde yer alan her çalışan için gerekli bilgilerin ayrı ayrı tutulması gereken çalışan kayıt dosyasıdır.
4857 sayılı Türk iş kanunu, 75. maddede personel özlük dosyası yönetmelik bilgisi şöyle yer almaktadır: "İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."
Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Özlük dosyası genellikle şirketlerin insan kaynakları departmanı tarafından tutulur. İlgili departman için "özlük dosyası nasıl tutulur?" sorusuna gelirsek, burada önemli olan içerik olarak gerekli bilgilerin eksiksiz olmasıdır.
Özlük dosyasının standart bir formatta tutulma zorunluluğu yoktur. Yani, firmalar farklı şekil ve formatlarda özlük dosyalarını hazırlayabilirler. Şirket, formata kendisi karar verebilir. Fakat dosyada, istenilen bilgilerin tümünün doldurulmuş olması zorunludur.
Yukarıda da belirttiğimiz gibi özlük dosyası, her personel için ayrı ayrı tutulan bir kayıttır. Bu nedenle öncelikle olarak departmanlara ait tüm çalışanlar için bir dosya açılması ve bu dosyaya çalışanın "Adı Soyadı" girilmesi işinizi kolaylaştıracaktır.
Ardından, genel bir listeye ihtiyaç vardır. Bu liste, dosyada hangi evraklara yer verileceğine dairdir. Herhangi bir karışıklık olmaması adına her personel için evrak listesi aynı sırada gidilmesi gerekir.
Klasörlerin tümünde kontrol ve takip çizelgesi olmalıdır. Böylece işten ayrılma ve yeni iş başlangıçlarının kaydı gerçekleştirilerek bu gibi durumlarda hangi evrakların dosyaya eklenmesi gerektiği de kolayca belirlenmiş olur.
Bu noktada "personel özlük dosyası ne işe yarar?" sorusu da sıkça karşılaşılan sorular arasındadır. Personel özlük dosyası düzenlemek, işletmeler için bir tercih değil, bir zorunluluktur. Gerektiğinde yetkili kişilerce incelenmesi durumunda, gösterilmesi zorunlu hukuki belgelerdir.
İş verenler, işe yeni başlayan her çalışanından gerekli belgeleri teslim etmesini ister. İstenilen belgeler şirketten şirkete farklılık gösterebilir. Kimi şirketler için sağlık raporu yeterli görülürken kimisi için akciğer filmine kadar detaylı tetkikler talep edilebilir. Çalışan işe başladığı ilk gün bu dosyalar teslim edilir ve ilgili departman tarafından dosyalanır.
Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler Neler?
Personel özlük dosyasında yer alan bilgiler aşağıdaki gibidir:
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Nüfus kayıt örneği
- İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
- İş başvuru formu
- İkametgâh Belgesi
- Sağlık raporu
- Diploma fotokopisi
- Adli sicil kaydı
- 2 adet vesikalık fotoğraf
- Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
- Evli personelin eşinin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri
- Erkekler için askerlik durum belgesi
- SGK işe giriş bildirgesi
Personel Özlük İşlemlerinin Kapsamına Neler Girer?
Personel özlük dosyası, işe girişlerde, çalışanın işe devam ettiği sürece ve işten ayrılma durumunda düzenlenir. Bir başka deyişle, işçi özlük dosyası sadece iş başlangıcında düzenlenen bir dosya değil, personelin işe devam ettiği sürece de etkin bir şekilde takip edilmesi gerekir.
İş verenler, işe yeni başlayan her çalışanından gerekli belgeleri teslim etmesini ister. İstenilen belgeler şirketten şirkete farklılık gösterebilir. Kimi şirketler için sağlık raporu yeterli görülürken kimisi için akciğer filmine kadar detaylı tetkikler talep edilebilir.
Örneğin, öğretmen özlük dosyası elden teslim tutanağı ile işçi özlük dosyası farklılık gösterebilir, ek evraklar istenebilir. Çalışan işe başladığı ilk gün bu dosyalar teslim edilir ve ilgili departman tarafından personel dosyası oluşturulur.
Özlük Dosyasının Saklanma Süresi
İşçi özlük dosyasının saklanma süresine ilişkin herhangi bir hüküm bulunmamaktadır. 1475 Sayılı İş Kanunun da yer alan “İşçi Çizelgelerinin de saklanma süresine ilişkin herhangi bir hüküm bulunmamaktaydı. Bu nedenle konuya ilişkin olarak öğretide yer alan görüşlerden yola çıkmak gerekmektedir.
Öğretide işçi özlük dosyasının saklanma süresine ilişkin olarak bir görüş birliği bulunmaktadır. Bu görüşün dayanağını Borçlar Kanunu’nun 125. maddesi oluşturmaktadır. Bu madde göz önüne alındığında dosyanın saklanma süresinin 10 yıl olduğu söylenebilir.
Ancak dosyada yer alan belgeler hem sayıca hem nitelik bakımından çeşitlilik göstermektedir. Bu nedenle bazı belgelerin saklanma süreleri de farklılık arz etmektedir.
Örneğin, dosyada yer alan ücret hesap pusulasının saklanma süresi 5 yıldır. Diğer bir yandan “Asbestle Çalışmalarda Sağlık ve Güvenlik Önlemleri Hakkında Yönetmelik” uyarınca asbestle çalışmalarda çalışacak işçilerin sağlık raporlarının, maruziyetin sona ermesinden itibaren 40 yıl süreyle saklanması gerekmektedir. Bunun yanı sıra “kanserojen ve mutajen maddelerde” çalışacak işçilerin sağlık raporları da 40 yıl süreyle saklanmalıdır.
Özel Durumlarda Olması Gereken Belgeler
- Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
- Engelli ise engelli raporunun aslı veya kopyası
- 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
- Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
- Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
- Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi
Çalışanın İş Süresince Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar
- İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
- Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
- İş kazası raporları
- Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
- İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
- Performans değerlendirme formları
- Ücretin kesilmesi ve neden belgesi
- Geçici transfer için çalışanın onay belgesi
- Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri
- Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu
- Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi vb. ilgili yazılar
- Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları
İşten Çıkarken Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar
- İstifa dilekçesi
- Çalışma belgesi
- Fesih bildirimi
- Haklı fesih durumu var ise bu durumu kanıtlayan belgeler
- İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler
- SGK işten ayrılışı bildirgesi
- İhbarname ve ibraname
- Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar
Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası
İş Kanunu’nun 104. maddesine göre; özlük dosyalarında bulunması gereken belgelerin, işçilerin özlük dosyalarında bulunmaması ya da işçiler için herhangi bir özlük dosyası tutulmaması durumunda idari para cezası uygulanır. Her işveren, çalışanları için özlük dosyası tutmakla mükelleftir ve işçi özlük dosyası tutmamanın cezası 2021 yılı için 3.064,00 TL'dir.